Einsicht in die Belege: Rechte des Mieters und was Vermieter wissen müssen
Nach der Nebenkostenabrechnung darf der Mieter die Rechnungen sehen, auf denen sie beruht. Was er verlangen kann, wo die Einsicht stattfindet und wie Sie sich als Vermieter vorbereiten.
Was das Gesetz sagt
Das Einsichtsrecht steht in Art. 257b Abs. 2 OR: Der Vermieter muss dem Mieter auf Verlangen Einsicht in die Belege gewähren. Für Heizung und Warmwasser präzisiert Art. 8 VMWG:
- Erhält der Mieter mit der Rechnung keine detaillierte Abrechnung und Aufteilung der Heiz- und Warmwasserkosten, muss die Rechnung ausdrücklich darauf hinweisen, dass er sie verlangen kann (Abs. 1).
- Der Mieter oder sein bevollmächtigter Vertreter darf die sachdienlichen Originalunterlagen einsehen und Auskunft über den Anfangs- und Endbestand der Heizmaterialien verlangen (Abs. 2).
Das Recht gilt für alle verrechneten Nebenkosten, nicht nur für die Heizung. Welche Positionen überhaupt verrechnet werden dürfen, steht im Artikel Welche Nebenkosten sind erlaubt?
Welche Unterlagen der Mieter sehen darf
Einsicht gibt es in alles, was für die Abrechnung relevant ist. Typischerweise:
- Rechnungen für Heizöl, Pellets, Gas, Fernwärme oder den Strom der Wärmepumpe, mit Lieferscheinen
- Lagerbestand von Öl oder Pellets am Anfang und am Ende der Periode
- Abrechnungen der Ablesefirma und Zählerstände
- Rechnungen für Service, Kaminfeger, Wasser, Abwasser, Kehricht und Allgemeinstrom
- Hauswartvertrag oder Lohnabrechnung des Hauswarts, soweit verrechnet
- Grundlagen der Verteilung: Flächen, Zähler, Anzahl Einheiten, Leerstand
Rechnungen für Reparaturen oder Erneuerungen gehören nicht in die Nebenkosten und damit auch nicht in den Belegordner zur Abrechnung.
Wo, wann und wie
| Frage | Regel in der Praxis |
|---|---|
| Ort | Am Wohn- oder Geschäftssitz des Vermieters, wenn dieser in der Nähe liegt. Sonst Belege zusenden oder Einsicht in der Nähe des Mieters ermöglichen. |
| Zeit | Nach Vereinbarung, der Vermieter kann übliche Geschäftszeiten verlangen. |
| Originale | Der Mieter darf sie ansehen, aber nicht mitnehmen. Herausgeben müssen Sie sie nicht. |
| Kopien | Keine Pflicht zu Gratis-Kopien. Kopien gegen Kostenbeitrag sind üblich. |
| Frist | Keine gesetzliche Frist. 30-Tage-Klauseln auf der Abrechnung sind nicht verbindlich. |
Ob «Originalunterlagen» zwingend Papier bedeutet, ist gerichtlich nicht abschliessend geklärt. Wer Rechnungen digital erhält oder scannt, sollte sie unverändert und vollständig aufbewahren, damit die Echtheit nicht in Frage steht.
So bereiten Sie sich vor
- Ein Ordner pro Periode. Ordnen Sie die Belege in der Reihenfolge der Abrechnung und nummerieren Sie sie passend zu den Positionen.
- Summen prüfen. Die Summe der Belege pro Position muss mit dem Betrag in der Abrechnung übereinstimmen. Bei Öl und Pellets zählt der Verbrauch, nicht der Einkauf.
- Verteilschlüssel beilegen. Eine Übersicht mit Flächen, Zählerständen und Mietdauern beantwortet die meisten Fragen schon vor dem Termin.
- Termin schriftlich bestätigen. Ort, Datum und allfällige Kosten für Kopien kurz per E-Mail festhalten.
- Datenschutz beachten. Belege, die andere Mieter persönlich betreffen, zum Beispiel deren Einzelverbrauch, nur zeigen, soweit sie für die Prüfung nötig sind.
Bewahren Sie die Belege mindestens so lange auf, wie Forderungen verjähren können: Nebenkosten verjähren in der Regel nach fünf Jahren (Art. 128 Ziff. 1 OR). Wer buchführungspflichtig ist, muss Buchungsbelege zehn Jahre aufbewahren (Art. 958f OR). Wie eine nachvollziehbare Abrechnung aufgebaut ist, zeigt die Anleitung Nebenkostenabrechnung erstellen.
Wenn der Mieter einen Fehler findet
Stellt sich bei der Einsicht heraus, dass eine Position falsch ist, korrigieren Sie die Abrechnung und schicken eine neue Fassung mit dem berichtigten Saldo. Das ist günstiger als ein Streit. Können Sie sich nicht einigen, können beide Seiten die zuständige Schlichtungsbehörde für Mietsachen anrufen; das Verfahren ist dort kostenlos.
Verweigern oder verzögern Sie die Einsicht, hat der Mieter einen guten Grund, die Nachzahlung zu bestreiten. Eine offene, gut belegte Abrechnung ist deshalb der einfachste Weg, schnell zu Ihrem Geld zu kommen.
Häufige Fragen
Muss ich dem Mieter Kopien der Belege schicken?
Nicht gratis. Das Gesetz verlangt Einsicht, nicht die Herausgabe von Kopien. Viele Vermieter schicken Kopien gegen einen kleinen Kostenbeitrag, weil das Zeit spart. Wohnt der Mieter weit entfernt, müssen Sie die Belege zusenden oder eine Einsicht in seiner Nähe ermöglichen.
Wie lange kann der Mieter Einsicht verlangen?
Das Gesetz nennt keine Frist. Eine Frist von 30 Tagen auf der Abrechnung ist üblich, hat aber keine gesetzliche Grundlage. Praktisch kann der Mieter Einsicht verlangen, solange die Forderung nicht verjährt ist, also während rund fünf Jahren.
Darf der Mieter jemanden zur Einsicht mitbringen?
Ja. Nach Art. 8 Abs. 2 VMWG darf auch ein bevollmächtigter Vertreter die Unterlagen einsehen, zum Beispiel eine Beraterin des Mieterverbands. Verlangen Sie im Zweifel eine schriftliche Vollmacht.
Gilt das Einsichtsrecht auch bei einer Pauschale?
Art. 257b Abs. 2 OR steht im Zusammenhang mit der Abrechnung. Mieterverbände und Fachmedien gehen aber davon aus, dass der Mieter auch bei einer Pauschale Einsicht nehmen darf. Mehr dazu im Artikel Pauschale oder Akonto?
Dieser Ratgeber ist eine allgemeine Information und ersetzt keine Rechtsberatung.