Consultation des justificatifs : droits du locataire et préparation du bailleur
Après réception du décompte de frais accessoires, le locataire peut consulter les factures sur lesquelles il repose. Ce qu'il peut exiger, où la consultation a lieu et comment vous y préparer en tant que bailleur.
Ce que prévoit la loi
Le droit de consultation figure à l'art. 257b al. 2 CO : le bailleur doit permettre au locataire, sur demande, de consulter les pièces justificatives. Pour le chauffage et l'eau chaude, l'art. 8 OBLF précise :
- si le locataire ne reçoit pas avec la facture annuelle un décompte détaillé et la répartition des frais de chauffage et d'eau chaude, la facture doit indiquer expressément qu'il peut les demander (al. 1) ;
- le locataire ou son représentant dûment autorisé peut consulter les pièces originales utiles et demander des renseignements sur l'état initial et final des stocks de combustible (al. 2).
Ce droit porte sur tous les frais accessoires facturés, pas seulement sur le chauffage. Quels postes peuvent figurer au décompte : voir Frais accessoires autorisés.
Quelles pièces le locataire peut consulter
Tout ce qui sert de base au décompte. En général :
- factures de mazout, pellets, gaz, chauffage à distance ou électricité de la pompe à chaleur, avec bulletins de livraison
- état du stock de mazout ou de pellets au début et à la fin de la période
- décomptes de la société de relevé et index des compteurs
- factures d'entretien du brûleur, de ramonage, d'eau, d'eaux usées, de déchets et d'électricité commune
- contrat ou fiches de salaire du concierge, dans la mesure où ces frais sont facturés
- bases de la répartition : surfaces, compteurs, nombre de logements, vacance
Les factures de réparation ou de remplacement d'installations ne relèvent pas des frais accessoires et n'ont donc pas leur place dans le classeur du décompte.
Où, quand et comment
| Question | Pratique courante |
|---|---|
| Lieu | Au domicile ou au siège du bailleur ou de la régie, s'il est proche. Sinon, envoyer les pièces ou permettre la consultation près du domicile du locataire. |
| Moment | Sur rendez-vous ; le bailleur peut exiger les heures de bureau habituelles. |
| Originaux | Le locataire peut les consulter, pas les emporter. Vous n'avez pas à les remettre. |
| Copies | Pas d'obligation de copies gratuites. Des copies contre participation aux frais sont usuelles. |
| Délai | Aucun délai légal. Une clause de 30 jours sur le décompte n'est pas contraignante. |
La question de savoir si « pièces originales » signifie forcément papier n'est pas tranchée de manière définitive. Si vous recevez ou scannez des factures, conservez-les complètes et sans modification afin que leur authenticité ne puisse pas être mise en doute.
Bien se préparer
- Un classeur par période. Classez les pièces dans l'ordre du décompte et numérotez-les selon les postes.
- Contrôler les totaux. La somme des pièces de chaque poste doit correspondre au montant du décompte. Pour le mazout et les pellets, c'est la consommation qui compte, pas l'achat.
- Joindre les clés de répartition. Un aperçu des surfaces, index et durées de bail répond à la plupart des questions avant même le rendez-vous.
- Confirmer par écrit. Lieu, date et éventuels frais de copie : un court e-mail suffit.
- Protéger les données. Ne montrez les pièces qui concernent personnellement d'autres locataires, par exemple leur consommation individuelle, que dans la mesure nécessaire au contrôle.
Conservez les pièces au moins aussi longtemps que les créances peuvent être réclamées : les frais accessoires se prescrivent en règle générale par cinq ans (art. 128 ch. 1 CO). Les personnes tenues de tenir une comptabilité doivent conserver les pièces comptables dix ans (art. 958f CO). Pour la structure d'un décompte clair, voir Établir le décompte.
Si le locataire trouve une erreur
Si la consultation révèle un poste erroné, corrigez le décompte et envoyez une nouvelle version avec le solde rectifié. C'est moins coûteux qu'un litige. À défaut d'accord, chaque partie peut saisir l'autorité de conciliation en matière de bail ; la procédure y est gratuite.
Si vous refusez ou retardez la consultation, le locataire a une bonne raison de contester le supplément. Un décompte transparent et bien documenté reste le moyen le plus simple d'être payé rapidement.
Questions fréquentes
Dois-je envoyer des copies des justificatifs au locataire ?
Pas gratuitement. La loi impose la consultation, pas la remise de copies. Beaucoup de bailleurs envoient des copies contre une petite participation aux frais, ce qui fait gagner du temps. Si le locataire habite loin, il faut lui envoyer les pièces ou organiser la consultation près de chez lui.
Jusqu'à quand le locataire peut-il demander à consulter les pièces ?
La loi ne fixe aucun délai. Le délai de 30 jours souvent mentionné sur les décomptes n'a pas de base légale. En pratique, la consultation reste possible tant que la créance n'est pas prescrite, soit environ cinq ans.
Le locataire peut-il se faire représenter ?
Oui. Selon l'art. 8 al. 2 OBLF, un représentant dûment autorisé peut consulter les pièces, par exemple une juriste de l'ASLOCA. En cas de doute, demandez une procuration écrite.
Le droit de consultation vaut-il aussi pour un forfait ?
L'art. 257b al. 2 CO vise le décompte. Les associations de locataires et la doctrine admettent toutefois que le locataire peut aussi consulter les pièces en cas de forfait. Voir l'article Forfait ou acomptes ?
Ce guide est une information générale et ne remplace pas un conseil juridique. En cas de doute, adressez-vous à l'autorité de conciliation de votre canton ou à votre association de propriétaires.