Établir le décompte de frais accessoires en Suisse : guide en 7 étapes
Ce que doit contenir un décompte de chauffage et de frais accessoires correct, quels articles de loi s'appliquent et comment éviter les erreurs fréquentes. Pour les bailleurs privés.
Les bases légales
Les frais accessoires sont la contrepartie des prestations du bailleur liées à l'usage de la chose louée, par exemple le chauffage, l'eau chaude ou la conciergerie (art. 257a CO). Le locataire ne doit les payer que s'ils ont été convenus spécialement dans le bail. Les détails figurent dans l'ordonnance sur le bail à loyer et le bail à ferme d'habitations et de locaux commerciaux (OBLF), en particulier aux articles 4 à 8.
- Art. 257a et 257b CO : frais accessoires uniquement s'ils sont convenus, dépenses effectives, consultation des justificatifs.
- Art. 4 OBLF : acomptes ou forfait, décompte au moins une fois par an, frais administratifs.
- Art. 5 et 6 OBLF : frais de chauffage et d'eau chaude imputables ou non.
- Art. 7 OBLF : les frais de chauffage des locaux vacants sont à la charge du bailleur.
- Art. 8 OBLF : décompte et consultation des justificatifs.
Ce que contient le décompte
- la période de décompte, par exemple du 1er janvier au 31 décembre
- tous les postes avec leur montant, séparés entre chauffage, eau chaude et autres frais accessoires
- la clé de répartition de chaque poste : surface, compteur ou par logement
- la part du locataire, uniquement pour sa durée de location en cas de changement
- les acomptes versés
- le solde : supplément ou avoir, avec délai de paiement
Le décompte en 7 étapes
- Réunir les justificatifs. Toutes les factures de la période : mazout, gaz ou électricité de la pompe à chaleur, entretien, ramoneur, eau, eaux usées, déchets, conciergerie, électricité commune. Pour le mazout ou les pellets, il faut le stock au début et à la fin de la période.
- Ne reprendre que les postes convenus. Vérifiez dans le bail quels frais accessoires sont mentionnés individuellement. Ce qui n'y figure pas est compris dans le loyer net. Voir Quels frais accessoires sont autorisés ?
- Séparer chauffage, eau chaude et autres frais. Avec une installation combinée, la part d'eau chaude est estimée ou mesurée par compteur.
- Appliquer la clé de répartition. Surface, compteur ou par logement, comme prévu dans le bail. Pour les locaux commerciaux, une surface pondérée peut être judicieuse.
- Tenir compte des changements de locataire et des logements vacants. Le chauffage est réparti selon les degrés-jours, afin que les mois d'hiver pèsent davantage. La part des locaux vacants est à la charge du bailleur. Voir Chauffage et changement de locataire.
- Frais administratifs. Vous pouvez facturer des frais de gestion pour l'établissement du décompte, selon le travail effectif ou selon les tarifs usuels (art. 4 al. 3 OBLF), s'ils sont convenus. On rencontre souvent environ 3 à 5 pour cent des frais.
- Déduire les acomptes et envoyer. Déduisez les acomptes versés. En cas de supplément, joignez une QR-facture ; en cas d'avoir, demandez l'IBAN du locataire.
Erreurs fréquentes
- Frais non convenus facturés : une mention générale du type « frais accessoires selon la loi » ne suffit pas ; les postes doivent être énumérés dans le bail.
- Entretien et réparations dans les frais accessoires : les réparations et le renouvellement des installations ne sont pas imputables (art. 6 OBLF).
- Vacance répartie sur les locataires : la part des logements vides est à la charge du bailleur.
- Changement de locataire réparti en jours au lieu de degrés-jours : celui qui déménage en été paierait sinon trop de chauffage.
- Pas de stock pour le mazout ou les pellets : seule la consommation de la période est facturée, pas l'achat.
Questions fréquentes
Dans quel délai le décompte doit-il être remis au locataire ?
La loi ne fixe pas de délai précis. Le décompte doit être établi au moins une fois par an (art. 4 al. 1 OBLF). Beaucoup de baux prévoient un envoi quelques mois après la fin de la période ; trois à six mois sont usuels.
Pendant combien de temps puis-je réclamer des frais accessoires ?
Les créances issues du décompte se prescrivent en règle générale par cinq ans (art. 128 ch. 1 CO). N'attendez pas pour autant : plus le décompte arrive tard, plus le risque de litige augmente.
Dois-je montrer les justificatifs au locataire ?
Oui. Le locataire a le droit de consulter les pièces justificatives originales (art. 257b al. 2 CO et art. 8 al. 2 OBLF). Conservez toutes les factures de manière ordonnée.
Quelle clé de répartition est la bonne ?
C'est le bail qui fait foi. Le chauffage est souvent réparti selon la surface ou selon des compteurs, l'eau selon compteur ou surface, et les postes forfaitaires comme le téléréseau par logement. L'important est d'appliquer la même clé chaque année.
Ce guide est une information générale et ne remplace pas un conseil juridique. En cas de doute, adressez-vous à l'autorité de conciliation de votre canton ou à votre association de propriétaires.