Fristen bei der Nebenkostenabrechnung: was für Vermieter gilt
Wann muss die Abrechnung beim Mieter sein, wie lange hat er Zeit zum Zahlen, und wann ist eine Nachforderung verjährt? Viele Fristen stehen nicht im Gesetz, sondern im Mietvertrag. Diese Übersicht zeigt, was verbindlich ist und was nur üblich.
Die Fristen auf einen Blick
| Was | Frist | Grundlage |
|---|---|---|
| Abrechnung bei Akonto | mindestens einmal pro Jahr | Art. 4 Abs. 1 VMWG |
| Versandtermin | nach Mietvertrag, üblich 3 bis 6 Monate nach Periodenende | Vertrag |
| Zahlung von Nachzahlung oder Guthaben | keine gesetzliche, üblich 30 Tage ab Erhalt | Vertrag, Abrechnung |
| Einwände und Belegeinsicht | keine gesetzliche Frist | Art. 257b Abs. 2 OR, Art. 8 VMWG |
| Nachforderung des Vermieters | verjährt nach 5 Jahren | Art. 128 Ziff. 1 OR |
| Rückforderung nach bezahltem Saldo | 3 Jahre ab Kenntnis, höchstens 10 Jahre | Art. 67 Abs. 1 OR |
| Ansprüche aus dem Mietzinsdepot | innert 1 Jahr nach Mietende geltend machen | Art. 257e Abs. 3 OR |
Wann die Abrechnung beim Mieter sein muss
Wer Akontozahlungen vereinbart hat, muss mindestens einmal jährlich abrechnen (Art. 4 Abs. 1 VMWG). Einen festen Versandtermin nennt das Gesetz nicht. Meist legt der Mietvertrag ihn fest, zum Beispiel «innert sechs Monaten nach Ende der Abrechnungsperiode». Drei bis sechs Monate sind üblich; so bleibt Zeit, bis alle Rechnungen eingetroffen sind, etwa die Schlussrechnung des Energieversorgers oder die Abrechnung der Gemeinde für Wasser und Abwasser.
Kommt die Abrechnung zu spät, kann der Mieter sie schriftlich verlangen. Ihr Anspruch auf eine Nachzahlung geht durch die Verspätung allein nicht unter, aber jeder Monat Verzug macht Rückfragen und Streit wahrscheinlicher. In der Westschweiz enthalten kantonale Rahmenregeln wie die «Règles et usages locatifs» im Kanton Waadt teils eigene Bestimmungen; prüfen Sie, ob Ihr Mietvertrag darauf verweist.
Ein Beispiel für eine Periode vom 1. Juli 2025 bis 30. Juni 2026 und einen Vertrag mit sechs Monaten Abrechnungsfrist:
- Bis 31. Dezember 2026: Abrechnung an alle Mieter verschicken.
- 30 Tage nach Erhalt: Nachzahlung fällig, Guthaben auszahlen.
- Mindestens fünf Jahre: Belege aufbewahren, damit Sie Fragen und Einsichtsbegehren beantworten können.
Wie die Abrechnung selbst aufgebaut wird, zeigt die Anleitung in 7 Schritten.
Zahlungsfrist für Nachzahlung und Guthaben
Auch hier schweigt das Gesetz. Üblich sind 30 Tage ab Erhalt der Abrechnung, und zwar in beide Richtungen: Der Mieter bezahlt die Nachzahlung, Sie überweisen ein Guthaben. Schreiben Sie das Datum oder die Frist ausdrücklich auf die Abrechnung und legen Sie bei einer Nachzahlung einen QR-Einzahlungsschein bei.
Zahlt der Mieter nicht, ist die Nachzahlung eine offene Forderung wie ein ausstehender Mietzins. Vor einer Mahnung lohnt sich ein Anruf: Oft fehlt nur eine Erklärung zu einer Position. Für den Zahlungsverzug nach Art. 257d OR gelten eigene, strenge Formvorschriften.
Einwände und Belegeinsicht
Der Mieter kann jederzeit Einsicht in die Belege verlangen (Art. 257b Abs. 2 OR, Art. 8 VMWG); eine gesetzliche Frist dafür gibt es nicht. Viele Abrechnungen enthalten den Satz «Ohne Einwand innert 30 Tagen gilt die Abrechnung als genehmigt». Der Mieterverband hält solche Klauseln für unbeachtlich. Und selbst wenn ein Saldo anerkannt ist, können Fehler noch korrigiert werden; das hat das Bundesgericht im Urteil 4C.24/2002 festgehalten. Behandeln Sie eine solche Klausel deshalb als Bitte um rasche Rückmeldung, nicht als Schutz. Wie Sie sich auf ein Einsichtsbegehren vorbereiten, lesen Sie unter Belegeinsicht: Rechte des Mieters.
Verjährung: wie lange Forderungen offen bleiben
- Nachforderung des Vermieters: Nebenkosten sind periodische Leistungen und verjähren nach fünf Jahren (Art. 128 Ziff. 1 OR). Massgebend ist die Fälligkeit. Wer die Abrechnung hinauszögert, gewinnt damit nach verbreiteter Auffassung keine Zeit.
- Guthaben des Mieters aus der Abrechnung: Auch hier gelten fünf Jahre.
- Rückforderung zu viel bezahlter Kosten: Hat der Mieter einen Saldo bezahlt und stellt später fest, dass eine Position nicht geschuldet war, etwa weil sie im Mietvertrag nicht vereinbart ist, fordert er sie aus ungerechtfertigter Bereicherung zurück. Die Frist beträgt drei Jahre ab Kenntnis, längstens zehn Jahre seit der Zahlung (Art. 67 Abs. 1 OR).
Für Sie als Vermieter heisst das: Unzulässige Positionen können Sie auch Jahre später noch einholen. Prüfen Sie deshalb jede Position gegen den Mietvertrag; welche erlaubt sind, steht im Artikel Welche Nebenkosten sind erlaubt?
Mietzinsdepot nach dem Auszug
Zieht ein Mieter aus, kommt die letzte Abrechnung oft erst Monate später. Sie dürfen einen angemessenen Teil des Depots bis dahin zurückbehalten, aber nicht den ganzen Betrag für eine kleine erwartete Nachzahlung. Wichtig ist die Jahresfrist: Machen Sie innert eines Jahres nach Ende des Mietverhältnisses keinen Anspruch rechtlich geltend, kann der Mieter das Depot von der Bank zurückverlangen (Art. 257e Abs. 3 OR). Die Schlussabrechnung für ausgezogene Mieter sollte darum deutlich vor Ablauf dieses Jahres verschickt sein. Wie Sie die Kosten beim Wechsel aufteilen, zeigt der Artikel Heizkosten bei Mieterwechsel und der kostenlose Heizkostenrechner.
Häufige Fragen
Verliere ich meine Nachforderung, wenn die Abrechnung zu spät kommt?
Nicht allein wegen der Verspätung. Ein vertraglicher Abrechnungstermin ist eine Ordnungsfrist, keine Verwirkungsfrist. Die Grenze ist die Verjährung von fünf Jahren (Art. 128 Ziff. 1 OR). Eine späte Abrechnung schwächt aber Ihre Position: Belege sind schwerer zu finden, und ausgezogene Mieter sind schwerer zu erreichen.
Muss ich ein Guthaben innert einer bestimmten Frist zurückzahlen?
Das Gesetz nennt keine Frist. Üblich ist, ein Guthaben innert 30 Tagen zu überweisen oder mit dem nächsten Mietzins zu verrechnen, wenn der Mieter einverstanden ist. Für Nachzahlung und Guthaben sollte dieselbe Frist gelten.
Gilt eine Abrechnung als genehmigt, wenn der Mieter 30 Tage nichts sagt?
Darauf sollten Sie sich nicht verlassen. Der Mieterverband hält solche Klauseln für unbeachtlich, und das Bundesgericht hat entschieden, dass auch ein anerkannter Saldo bei Fehlern noch korrigiert werden kann (Urteil 4C.24/2002).
Wie lange kann ich nach dem Auszug auf das Mietzinsdepot greifen?
Machen Sie innert eines Jahres nach Ende des Mietverhältnisses keinen Anspruch rechtlich geltend, etwa mit Betreibung oder Klage, kann der Mieter die Rückgabe des Depots von der Bank verlangen (Art. 257e Abs. 3 OR).
Dieser Ratgeber ist eine allgemeine Information und ersetzt keine Rechtsberatung.