Délais du décompte de frais accessoires : ce qui vaut pour le bailleur
Quand le décompte doit-il parvenir au locataire, de combien de temps dispose-t-il pour payer, et quand un supplément est-il prescrit ? Beaucoup de ces délais ne figurent pas dans la loi, mais dans le bail. Cet aperçu distingue ce qui est contraignant de ce qui relève de l'usage.
Les délais en un coup d'œil
| Quoi | Délai | Base |
|---|---|---|
| Décompte en cas d'acomptes | au moins une fois par an | art. 4 al. 1 OBLF |
| Date d'envoi | selon le bail, en général 3 à 6 mois après la fin de la période | bail |
| Paiement du supplément ou de l'avoir | aucun délai légal, usuellement 30 jours dès réception | bail, décompte |
| Contestation et consultation des pièces | aucun délai légal | art. 257b al. 2 CO, art. 8 OBLF |
| Supplément réclamé par le bailleur | prescrit après 5 ans | art. 128 ch. 1 CO |
| Restitution après paiement du solde | 3 ans dès connaissance, 10 ans au plus | art. 67 al. 1 CO |
| Prétentions sur la garantie de loyer | à faire valoir dans l'année après la fin du bail | art. 257e al. 3 CO |
Quand le décompte doit être envoyé
Lorsque des acomptes sont convenus, le bailleur établit un décompte au moins une fois par an (art. 4 al. 1 OBLF). La loi ne fixe pas de date d'envoi. Le bail le fait souvent, par exemple « dans les six mois suivant la fin de la période de décompte ». Trois à six mois sont courants : cela laisse le temps de recevoir toutes les factures, par exemple celle de la commune pour l'eau.
Si le décompte tarde, le locataire peut l'exiger par écrit. Le retard à lui seul ne vous fait pas perdre le supplément, mais chaque mois d'attente rend les questions et les litiges plus probables. Dans le canton de Vaud, les « Règles et usages locatifs » contiennent des dispositions propres ; vérifiez si votre bail y renvoie.
Exemple pour une période du 1er juillet 2025 au 30 juin 2026, avec un bail prévoyant six mois pour établir le décompte :
- Au plus tard le 31 décembre 2026 : envoyer le décompte à tous les locataires.
- 30 jours après réception : supplément exigible, avoir à verser.
- Au moins cinq ans : conserver les justificatifs pour répondre aux questions et aux demandes de consultation.
La structure du décompte lui-même est décrite dans le guide en 7 étapes.
Délai de paiement du supplément et de l'avoir
Là non plus, la loi ne dit rien. L'usage est de 30 jours dès réception du décompte, dans les deux sens : le locataire paie le supplément, vous versez l'avoir. Indiquez clairement la date ou le délai sur le décompte et joignez une QR-facture en cas de supplément.
Si le locataire ne paie pas, le supplément est une créance ouverte comme un loyer impayé. La demeure selon l'art. 257d CO obéit à des règles de forme strictes qui lui sont propres.
Contestation et consultation des justificatifs
Le locataire peut en tout temps demander à consulter les pièces justificatives (art. 257b al. 2 CO, art. 8 OBLF) ; aucun délai légal ne s'applique. Beaucoup de décomptes portent la mention « Sans contestation dans les 30 jours, le décompte est réputé accepté ». L'ASLOCA considère ces clauses comme sans effet. Et même un solde reconnu peut encore être corrigé en cas d'erreur, comme l'a retenu le Tribunal fédéral dans l'arrêt 4C.24/2002. Pour préparer une demande de consultation, lisez Consultation des justificatifs par le locataire.
Prescription : combien de temps une créance reste ouverte
- Supplément du bailleur : les frais accessoires sont des prestations périodiques et se prescrivent par cinq ans (art. 128 ch. 1 CO). L'exigibilité est déterminante. Selon l'avis répandu, retarder le décompte ne fait pas gagner de temps.
- Avoir du locataire issu du décompte : également cinq ans.
- Restitution de frais payés en trop : si le locataire a payé un solde et découvre plus tard qu'un poste n'était pas dû, par exemple parce qu'il n'était pas convenu dans le bail, il le réclame au titre de l'enrichissement illégitime. Le délai est de trois ans dès la connaissance, mais au plus dix ans depuis le paiement (art. 67 al. 1 CO).
Pour vous, cela signifie qu'un poste non admis peut vous être réclamé des années plus tard. Contrôlez donc chaque poste par rapport au bail ; la liste figure dans Frais accessoires autorisés.
Garantie de loyer après le départ
Lorsqu'un locataire s'en va, le dernier décompte n'arrive souvent que des mois plus tard. Vous pouvez retenir une part raisonnable de la garantie jusque-là, mais pas la totalité pour un petit supplément attendu. Le délai d'un an est décisif : si vous n'avez fait valoir aucune prétention par voie de poursuite ou d'action en justice dans l'année qui suit la fin du bail, le locataire peut exiger la restitution de la garantie auprès de la banque (art. 257e al. 3 CO). Envoyez donc le décompte final des locataires sortants bien avant l'échéance de cette année. Pour répartir les frais lors du changement, voyez Chauffage et changement de locataire et le calculateur de chauffage gratuit.
Questions fréquentes
Est-ce que je perds mon supplément si le décompte arrive en retard ?
Pas du seul fait du retard. Un terme prévu dans le bail est un délai d'ordre, pas un délai de péremption. La limite est la prescription de cinq ans (art. 128 ch. 1 CO). Un décompte tardif affaiblit toutefois votre position : les justificatifs sont plus difficiles à retrouver et les anciens locataires plus difficiles à joindre.
Dans quel délai dois-je rembourser un avoir ?
La loi ne fixe pas de délai. L'usage est de verser l'avoir dans les 30 jours ou, si le locataire est d'accord, de le compenser avec le prochain loyer. Le même délai devrait valoir pour le supplément et pour l'avoir.
Le décompte est-il accepté si le locataire ne réagit pas dans les 30 jours ?
Ne comptez pas là-dessus. L'ASLOCA considère ces clauses comme sans effet, et le Tribunal fédéral a jugé qu'un solde reconnu peut encore être corrigé en cas d'erreur (arrêt 4C.24/2002).
Combien de temps après le départ puis-je faire valoir la garantie de loyer ?
Si vous n'avez pas fait valoir de prétention en justice ou par une poursuite dans l'année qui suit la fin du bail, le locataire peut exiger de la banque la restitution de la garantie (art. 257e al. 3 CO).
Ce guide est une information générale et ne remplace pas un conseil juridique. En cas de doute, adressez-vous à l'autorité de conciliation de votre canton ou à votre association de propriétaires.