Nebenkostenabrechnung in der Schweiz erstellen: Anleitung in 7 Schritten
Was in eine korrekte Heiz- und Nebenkostenabrechnung gehört, welche Gesetzesartikel gelten und wie Sie typische Fehler vermeiden. Für private Vermieterinnen und Vermieter.
Die rechtlichen Grundlagen
Nebenkosten sind das Entgelt für Leistungen des Vermieters, die mit dem Gebrauch der Wohnung zusammenhängen, zum Beispiel Heizung, Warmwasser oder Hauswartung (Art. 257a OR). Der Mieter muss sie nur bezahlen, wenn sie im Mietvertrag ausdrücklich vereinbart sind. Die Details regelt die Verordnung über die Miete und Pacht von Wohn- und Geschäftsräumen (VMWG), vor allem die Artikel 4 bis 8.
- Art. 257a und 257b OR: Nebenkosten nur bei besonderer Vereinbarung, tatsächliche Aufwendungen, Einsicht in die Belege.
- Art. 4 VMWG: Akonto oder Pauschale, Abrechnung mindestens einmal pro Jahr, Verwaltungsaufwand.
- Art. 5 und 6 VMWG: welche Heiz- und Warmwasserkosten anrechenbar sind und welche nicht.
- Art. 7 VMWG: Heizkosten für leerstehende Räume trägt der Vermieter.
- Art. 8 VMWG: Abrechnung und Einsicht in die Belege.
Was in die Abrechnung gehört
- Abrechnungsperiode, zum Beispiel 1. Januar bis 31. Dezember
- alle Kostenpositionen mit Betrag, getrennt nach Heizung, Warmwasser und übrigen Nebenkosten
- der Verteilschlüssel jeder Position, zum Beispiel Fläche, Zähler oder pro Einheit
- der Anteil des Mieters, bei Mieterwechsel nur für seine Mietdauer
- die geleisteten Akontozahlungen
- der Saldo: Nachzahlung oder Guthaben, mit Zahlungsfrist
In 7 Schritten zur Abrechnung
- Belege sammeln. Alle Rechnungen der Periode: Heizöl, Gas oder Strom der Wärmepumpe, Service, Kaminfeger, Wasser, Abwasser, Kehricht, Hauswartung, Allgemeinstrom. Bei Heizöl oder Pellets brauchen Sie den Lagerbestand am Anfang und am Ende der Periode.
- Nur vereinbarte Positionen übernehmen. Prüfen Sie im Mietvertrag, welche Nebenkosten einzeln aufgeführt sind. Was nicht ausdrücklich vereinbart ist, ist im Nettomietzins enthalten. Mehr dazu im Artikel Welche Nebenkosten sind erlaubt?
- Heizung, Warmwasser und übrige Kosten trennen. Bei einer kombinierten Anlage wird der Warmwasseranteil geschätzt oder über einen Zähler bestimmt.
- Verteilschlüssel anwenden. Fläche, Zähler oder pro Einheit, so wie im Vertrag festgelegt. Bei Geschäftsräumen kann eine gewichtete Fläche sinnvoll sein.
- Mieterwechsel und Leerstand berücksichtigen. Heizkosten werden nach Heizgradtagen aufgeteilt, damit Wintermonate stärker zählen. Den Anteil für leerstehende Räume trägt der Vermieter. Siehe Heizkosten bei Mieterwechsel.
- Verwaltungshonorar. Für den Aufwand der Abrechnung dürfen Sie ein Honorar verrechnen, nach Aufwand oder nach üblichen Ansätzen (Art. 4 Abs. 3 VMWG), wenn es vereinbart ist. Häufig sind rund 3 bis 5 Prozent der Heiz- und Nebenkosten.
- Akonto abziehen und versenden. Ziehen Sie die geleisteten Akontozahlungen ab. Bei einer Nachzahlung legen Sie einen QR-Einzahlungsschein bei, bei einem Guthaben bitten Sie um die IBAN.
Häufige Fehler
- Nicht vereinbarte Kosten verrechnet: Ein allgemeiner Hinweis wie «Nebenkosten gemäss Gesetz» genügt nicht; die Positionen müssen im Vertrag genannt sein.
- Unterhalt und Reparaturen in den Nebenkosten: Reparaturen und Erneuerungen der Anlagen sind nicht anrechenbar (Art. 6 VMWG).
- Leerstand auf die Mieter verteilt: Der Anteil leerer Wohnungen geht zulasten des Vermieters.
- Mieterwechsel nach Tagen statt Heizgradtagen: Wer im Sommer auszieht, würde sonst zu viel Heizung bezahlen.
- Kein Lagerbestand bei Öl oder Pellets: Verrechnet wird nur der Verbrauch der Periode, nicht der Einkauf.
Häufige Fragen
Bis wann muss die Nebenkostenabrechnung beim Mieter sein?
Das Gesetz nennt keine feste Frist. Abgerechnet werden muss mindestens einmal pro Jahr (Art. 4 Abs. 1 VMWG). Viele Mietverträge sehen vor, dass die Abrechnung einige Monate nach Ende der Periode verschickt wird; üblich sind drei bis sechs Monate.
Wie lange kann ich Nebenkosten nachfordern?
Forderungen aus der Nebenkostenabrechnung verjähren in der Regel nach fünf Jahren (Art. 128 Ziff. 1 OR). Warten Sie trotzdem nicht so lange: Je später die Abrechnung kommt, desto eher gibt es Streit.
Muss ich dem Mieter die Belege zeigen?
Ja. Der Mieter hat das Recht, die Originalbelege einzusehen (Art. 257b Abs. 2 OR und Art. 8 Abs. 2 VMWG). Es lohnt sich, alle Rechnungen geordnet aufzubewahren.
Welcher Verteilschlüssel ist richtig?
Massgebend ist der Mietvertrag. Häufig werden Heizkosten nach Fläche oder nach Verbrauchszähler verteilt, Wasser nach Zähler oder Fläche und Pauschalposten wie Kabel-TV pro Einheit. Wichtig ist, dass der Schlüssel jedes Jahr gleich angewendet wird.
Dieser Ratgeber ist eine allgemeine Information und ersetzt keine Rechtsberatung. Bei Unsicherheit hilft die Schlichtungsbehörde Ihres Kantons oder Ihr Hauseigentümerverband.