Vorlage Nebenkostenabrechnung Schweiz: was hinein gehört
Eine gute Vorlage spart nicht nur Zeit, sie verhindert auch Rückfragen und Streit. Hier sehen Sie, aus welchen Blöcken eine nachvollziehbare Abrechnung besteht, wie ein ausgefülltes Muster aussieht und welche Hinweise nicht fehlen sollten.
Gibt es eine vorgeschriebene Vorlage?
Nein. Das Gesetz verlangt, dass bei vereinbarten Akontozahlungen mindestens einmal jährlich abgerechnet wird (Art. 4 Abs. 1 VMWG), schreibt aber weder ein amtliches Formular noch eine bestimmte Darstellung vor. Massgebend ist, dass der Mieter die Abrechnung nachvollziehen kann: Er muss erkennen, welche Kosten angefallen sind, wie sie verteilt wurden und wie sein Anteil zustande kommt. Fehlen diese Angaben, riskieren Sie Rückfragen, Streit und eine verzögerte Zahlung.
Die schriftliche Form ist nicht vorgeschrieben, aber dringend zu empfehlen. Ein PDF oder ein Papierausdruck ist der einfachste Nachweis, was Sie wann abgerechnet haben. Welche Positionen überhaupt verrechnet werden dürfen, erklärt der Artikel Welche Nebenkosten sind erlaubt?; die Arbeitsschritte bis zur fertigen Abrechnung finden Sie in der Anleitung Nebenkostenabrechnung erstellen.
Der Aufbau in fünf Blöcken
- Kopf: Name und Adresse von Vermieter oder Verwaltung, Name des Mieters, Liegenschaft und Wohnung (Adresse, Stockwerk, Wohnungsnummer), Abrechnungsperiode, Datum der Abrechnung. Bei Ein- oder Auszug während der Periode zusätzlich die Mietdauer des Mieters.
- Kosten der Liegenschaft: jede vereinbarte Position mit dem Gesamtbetrag für das ganze Haus, getrennt nach Heizung und Warmwasser einerseits und übrigen Nebenkosten anderseits. Bei Heizöl oder Pellets den Anfangsbestand, die Einkäufe und den Endbestand, denn verrechnet wird nur der Verbrauch der Periode.
- Verteilung: pro Position der Verteilschlüssel, die Einheiten der Wohnung und aller Wohnungen (zum Beispiel 85 von 320 m²) und der daraus berechnete Anteil. Wie diese Rechnung funktioniert, zeigt der Artikel Nebenkosten berechnen.
- Saldo: Summe der Anteile, allenfalls das vereinbarte Verwaltungshonorar, die geleisteten Akontozahlungen und der Saldo als Nachzahlung oder Guthaben.
- Hinweise und Zahlung: Zahlungsfrist, Bankverbindung oder QR-Einzahlungsschein, Hinweis auf die Belegeinsicht und eine Kontaktperson für Fragen.
Ein ausgefülltes Muster
Vierfamilienhaus mit Ölheizung, Abrechnungsperiode 1. Juli 2025 bis 30. Juni 2026, Wohnung 3 mit 85 m² von gesamthaft 320 m². Heizung und Wasser werden nach Fläche verteilt, die übrigen Positionen pro Wohnung, vereinbart ist ein Verwaltungshonorar von 3 Prozent. Der Ölverbrauch ergibt sich aus Anfangsbestand CHF 4'400.00 plus Einkauf CHF 6'300.00 minus Endbestand CHF 2'625.00, bewertet zum Preis des letzten Einkaufs.
| Position | Liegenschaft CHF | Schlüssel | Wohnung 3 CHF |
|---|---|---|---|
| Heizöl, Verbrauch der Periode | 8'075.00 | ||
| Brennerservice, Kaminfeger, Strom Heizung | 1'080.00 | ||
| Total Heizung und Warmwasser | 9'155.00 | 85 / 320 m² | 2'431.80 |
| Wasser und Abwasser | 2'240.00 | 85 / 320 m² | 595.00 |
| Kehricht-Grundgebühr | 520.00 | 1 / 4 Wohnungen | 130.00 |
| Allgemeinstrom | 440.00 | 1 / 4 Wohnungen | 110.00 |
| Hauswartung | 2'400.00 | 1 / 4 Wohnungen | 600.00 |
| Zwischentotal | 3'866.80 | ||
| Verwaltungshonorar | 3 % | 116.00 | |
| Akonto 12 × 330.00 | −3'960.00 | ||
| Nachzahlung, zahlbar innert 30 Tagen | 22.80 |
Entscheidend ist die Spalte «Liegenschaft»: Erst mit den Gesamtkosten und dem Schlüssel kann der Mieter seinen Anteil selbst nachrechnen. Eine Abrechnung, die nur die Anteile der Wohnung zeigt, ist kaum überprüfbar. Wie eine fertige Abrechnung mit Mieterwechsel als PDF aussieht, zeigt unsere Muster-Abrechnung.
Hinweise, die nicht fehlen sollten
- Belegeinsicht: Der Mieter darf die Belege einsehen (Art. 257b Abs. 2 OR). Liegt der Abrechnung keine detaillierte Aufstellung der Heiz- und Warmwasserkosten bei, muss sie ausdrücklich darauf hinweisen, dass er diese verlangen kann (Art. 8 Abs. 1 VMWG). Mehr dazu im Artikel Belegeinsicht.
- Zahlungsfrist: Das Gesetz nennt keine. Üblich sind 30 Tage ab Erhalt; schreiben Sie die Frist ausdrücklich hin.
- Guthaben: Bei einem Guthaben nennen Sie, wie und bis wann Sie es zurückzahlen, oder bitten um die IBAN des Mieters.
- Mieterwechsel und Leerstand: Zeigen Sie die Mietdauer und die Methode der Aufteilung, bei der Heizung zum Beispiel Heizgradtage. Der Anteil für leere Wohnungen bleibt beim Vermieter (Art. 7 VMWG).
Eine Klausel wie «Ohne Einwand innert 30 Tagen gilt die Abrechnung als genehmigt» ist verbreitet. Ob sie den Mieter tatsächlich bindet, ist umstritten; verlassen Sie sich nicht darauf.
Excel-Vorlage oder Tool?
Für ein Haus mit zwei oder drei Wohnungen und ohne Mieterwechsel genügt eine sauber aufgebaute Tabelle mit den fünf Blöcken. Aufwendig wird es bei Mieterwechsel, Leerstand, Öl- oder Pelletbestand und mehreren Verteilschlüsseln: Dann muss jede Formel stimmen, und kleine Fehler fallen erst beim Mieter auf. Bei einem Mieterwechsel können Sie den Heizanteil mit dem gratis Heizkostenrechner nach Heizgradtagen bestimmen und in Ihre Vorlage übernehmen.
Häufige Fragen
Gibt es ein amtliches Formular für die Nebenkostenabrechnung?
Nein. Anders als bei einer Mietzinserhöhung schreibt das Gesetz für die Nebenkostenabrechnung kein Formular und keine bestimmte Darstellung vor. Sie muss aber vollständig und für den Mieter nachvollziehbar sein.
Muss die Abrechnung unterschrieben sein?
Eine Unterschrift verlangt das Gesetz nicht. Wichtig ist, dass klar ist, wer abrechnet: Name und Adresse des Vermieters oder der Verwaltung gehören in den Kopf der Abrechnung.
Muss ich alle Belege mitschicken?
Nein. Der Mieter kann die Belege auf Verlangen einsehen (Art. 257b Abs. 2 OR). Beilegen müssen Sie sie nicht. Wer die Gesamtkosten pro Position sauber ausweist, erhält erfahrungsgemäss weniger Rückfragen.
Kann ich eine Vorlage aus Deutschland verwenden?
Nur mit Vorsicht. Deutsche Vorlagen beruhen auf deutschem Recht, zum Beispiel der Betriebskostenverordnung und deren Abrechnungsfristen. In der Schweiz gelten OR und VMWG, und abrechenbar ist nur, was im Mietvertrag ausdrücklich vereinbart ist.
Dieser Ratgeber ist eine allgemeine Information und ersetzt keine Rechtsberatung.