Nebenkosten berechnen: Formel, Verteilschlüssel und Beispiel
Wie viel Nebenkosten auf eine einzelne Wohnung entfallen, ist keine Schätzung, sondern eine einfache Rechnung: Kosten pro Position, aufgeteilt nach einem Verteilschlüssel, minus die Akontozahlungen. Hier finden Sie die Formel und ein vollständiges Beispiel.
Die Grundformel
Verrechnet werden dürfen nur die tatsächlichen Kosten der Positionen, die im Mietvertrag besonders vereinbart sind (Art. 257a und 257b OR). Welche das sein können, steht im Artikel Welche Nebenkosten sind erlaubt? Für jede dieser Positionen rechnen Sie gleich:
Anteil Wohnung = Kosten der Position × Einheiten der Wohnung ÷ Einheiten aller Wohnungen
«Einheiten» sind je nach Schlüssel Quadratmeter, Kubikmeter, gemessener Verbrauch oder einfach eine Wohnung. Die Anteile aller Positionen werden zusammengezählt, allenfalls kommt ein vereinbartes Verwaltungshonorar dazu. Zum Schluss ziehen Sie die geleisteten Akontozahlungen ab:
Saldo = Summe der Anteile − Akontozahlungen
Ist der Saldo positiv, schuldet der Mieter eine Nachzahlung; ist er negativ, erhält er ein Guthaben.
Die gängigen Verteilschlüssel
OR und VMWG schreiben keinen bestimmten Schlüssel vor. Er muss sachgerecht sein, zur Kostenart passen und sollte im Mietvertrag festgehalten werden. Üblich sind:
| Schlüssel | Typisch für | Hinweis |
|---|---|---|
| Fläche (m²) | Heizung, Warmwasser und Wasser ohne Wohnungszähler | Am häufigsten; für alle Wohnungen dieselbe Flächendefinition verwenden |
| Rauminhalt (m³) | Heizung bei stark unterschiedlichen Raumhöhen | Zum Beispiel Dachwohnung mit Galerie oder hohe Gewerberäume |
| Pro Einheit | Kehricht-Grundgebühr, Kabel-TV, Allgemeinstrom, Hauswartung | Für Leistungen, von denen jede Wohnung etwa gleich profitiert |
| Zähler (Verbrauch) | Heizung und Warmwasser mit Messgeräten, Wasser mit Wohnungszählern | Am verursachergerechtesten; ein Grundanteil wird meist nach Fläche verteilt |
Viele Kantone schreiben in ihren Energiegesetzen für Neubauten und bestimmte Gesamtsanierungen eine verbrauchsabhängige Heiz- und Warmwasserkostenabrechnung vor. Dann wird nur ein Teil der Heizkosten als Grundkosten nach Fläche verteilt, der grössere Teil nach gemessenem Verbrauch. Die genauen Anteile legt das kantonale Recht fest.
Einen im Vertrag vereinbarten Schlüssel ändern Sie nicht nach Belieben. Eine Änderung zum Nachteil des Mieters gilt als einseitige Vertragsänderung und muss mit dem amtlichen Formular mitgeteilt werden (Art. 269d OR).
Ein vollständiges Beispiel
Ein Dreifamilienhaus mit Gasheizung hat Wohnungen mit 60, 80 und 100 m², zusammen 240 m². Heizung und Wasser werden nach Fläche verteilt, die übrigen Positionen pro Wohnung. Vereinbart ist ein Verwaltungshonorar von 3 Prozent. Berechnet wird der Anteil der 80-m²-Wohnung:
| Position | Total CHF | Schlüssel | Anteil 80 m² CHF |
|---|---|---|---|
| Heizung und Warmwasser (Gas, Service, Kaminfeger) | 7'200.00 | 80 / 240 m² | 2'400.00 |
| Wasser und Abwasser | 1'920.00 | 80 / 240 m² | 640.00 |
| Kehricht-Grundgebühr | 450.00 | 1 / 3 Wohnungen | 150.00 |
| Allgemeinstrom | 360.00 | 1 / 3 Wohnungen | 120.00 |
| Hauswartung und Treppenhausreinigung | 1'500.00 | 1 / 3 Wohnungen | 500.00 |
| Zwischentotal | 3'810.00 | ||
| Verwaltungshonorar 3 % | 114.30 | ||
| Nebenkosten der Wohnung | 3'924.30 | ||
| Akonto 12 × 310.00 | −3'720.00 | ||
| Nachzahlung | 204.30 |
Die Nachzahlung zeigt, dass das Akonto etwas zu tief angesetzt ist. Wie Sie es aus den Abrechnungen ableiten, erklärt der Artikel Akonto richtig festlegen.
Für eine schnelle Verteilung nach Fläche oder pro Wohnung gibt es den Gratis-Rechner «Nebenkosten verteilen», mit Akonto-Saldo und Vorschlag fürs neue Akonto.
Mieterwechsel und Leerstand
Wohnt ein Mieter nicht die ganze Periode in der Wohnung, erhält er nur den Anteil für seine Mietdauer. Die übrigen Nebenkosten werden nach Tagen aufgeteilt. Zieht der Mieter im Beispiel am 1. April ein, trägt er von Wasser und Abwasser 275 von 365 Tagen:
CHF 640.00 × 275 ÷ 365 = CHF 482.19
Für die Heizung wäre eine Aufteilung nach Tagen unfair, weil fast nur im Winter geheizt wird. Dafür nimmt man Heizgradtage oder eine Zwischenablesung, wie im Artikel Heizkosten bei Mieterwechsel beschrieben.
Steht eine Wohnung leer, bleibt sie im Verteilschlüssel enthalten. Ihren Heizkostenanteil trägt der Vermieter (Art. 7 VMWG); er darf nicht auf die anderen Mieter umgelegt werden. Gleich verfahren Sie mit einer Wohnung, die Sie selbst bewohnen.
Kontrolle vor dem Versand
- Summenprobe: Die Anteile aller Wohnungen, inklusive Leerstand und Eigengebrauch, ergeben pro Position genau die Gesamtkosten.
- Gleiche Grundlagen: Dieselben Flächen und Schlüssel wie im Mietvertrag und im Vorjahr verwenden.
- Periode: Nur Kosten der Abrechnungsperiode erfassen; bei Heizöl oder Pellets den Lagerbestand am Anfang und am Ende berücksichtigen.
- Rundung: Erst am Schluss runden, den Saldo auf 5 Rappen.
Häufige Fragen
Gibt es einen gesetzlich vorgeschriebenen Verteilschlüssel?
Nein. OR und VMWG schreiben keinen bestimmten Schlüssel vor. Er muss sachgerecht und nachvollziehbar sein und gehört in den Mietvertrag. Verlangt das kantonale Energierecht eine verbrauchsabhängige Heizkostenabrechnung, gelten für Heizung und Warmwasser dessen Vorgaben.
Wie rechne ich, wenn ich selbst im Haus wohne?
Ihre eigene Wohnung zählt im Verteilschlüssel wie jede andere Einheit mit. Den Anteil, der auf sie entfällt, tragen Sie selbst; er darf nicht auf die Mieter verteilt werden.
Muss die Abrechnung den Rechenweg zeigen?
Die Abrechnung sollte für jede Position den Gesamtbetrag, den Verteilschlüssel und den Anteil der Wohnung zeigen, damit der Mieter sie nachvollziehen kann. Zusätzlich hat er das Recht, die Belege einzusehen (Art. 257b Abs. 2 OR).
Darf ich ein Verwaltungshonorar dazurechnen?
Ja, wenn die Nebenkosten abgerechnet werden. Das Honorar richtet sich nach dem tatsächlichen Aufwand oder nach üblichen Ansätzen (Art. 4 Abs. 3 VMWG). In der Praxis wird es oft als Prozentsatz der Heiz- und Nebenkosten berechnet.
Dieser Ratgeber ist eine allgemeine Information und ersetzt keine Rechtsberatung.