Calculer les frais accessoires : formule, clés de répartition et exemple
La part de frais accessoires d'un logement ne s'estime pas, elle se calcule : le coût de chaque poste, réparti selon une clé, moins les acomptes versés. Voici la formule et un exemple complet.
La formule de base
Seuls les frais effectifs des postes expressément convenus dans le bail peuvent être facturés (art. 257a et 257b CO). Lesquels sont admis, vous le trouvez dans l'article Frais accessoires autorisés. Pour chacun de ces postes, le calcul est le même :
Part du logement = coût du poste × unités du logement ÷ unités de tous les logements
Selon la clé, les « unités » sont des mètres carrés, des mètres cubes, une consommation mesurée ou simplement un logement. On additionne les parts de tous les postes, puis on ajoute le cas échéant les frais de gestion convenus. Enfin, on déduit les acomptes versés :
Solde = total des parts − acomptes
Un solde positif correspond à un supplément dû par le locataire ; un solde négatif, à un avoir en sa faveur.
Les clés de répartition usuelles
Le CO et l'OBLF n'imposent aucune clé précise. Celle-ci doit être objective, adaptée au type de frais et de préférence fixée dans le bail. Les plus courantes :
| Clé | Usage typique | Remarque |
|---|---|---|
| Surface (m²) | Chauffage, eau chaude et eau sans compteurs individuels | La plus répandue ; utiliser la même définition de surface pour tous les logements |
| Volume (m³) | Chauffage lorsque les hauteurs de plafond diffèrent fortement | Par exemple attique avec galerie ou locaux commerciaux hauts |
| Par logement | Taxe de base des déchets, téléréseau, électricité commune, conciergerie | Pour les prestations dont chaque logement profite à peu près autant |
| Compteur (consommation) | Chauffage et eau chaude avec appareils de mesure, eau avec compteurs par logement | La plus conforme au principe du pollueur-payeur ; une part de base est en général répartie selon la surface |
Dans de nombreux cantons, la loi sur l'énergie impose un décompte individuel des frais de chauffage et d'eau chaude pour les nouvelles constructions et certaines rénovations importantes. Seule une partie des frais est alors répartie selon la surface comme frais de base, la plus grande partie selon la consommation mesurée. Les proportions exactes relèvent du droit cantonal.
Une clé convenue dans le bail ne se modifie pas librement. Un changement en défaveur du locataire est une modification unilatérale du contrat, à notifier au moyen de la formule officielle (art. 269d CO).
Un exemple complet
Un immeuble de trois logements chauffé au gaz comprend des appartements de 60, 80 et 100 m², soit 240 m² au total. Le chauffage et l'eau sont répartis selon la surface, les autres postes par logement. Des frais de gestion de 3 pour cent sont convenus. Calcul de la part de l'appartement de 80 m² :
| Poste | Total CHF | Clé | Part 80 m² CHF |
|---|---|---|---|
| Chauffage et eau chaude (gaz, entretien, ramoneur) | 7'200.00 | 80 / 240 m² | 2'400.00 |
| Eau et eaux usées | 1'920.00 | 80 / 240 m² | 640.00 |
| Taxe de base des déchets | 450.00 | 1 / 3 logements | 150.00 |
| Électricité des parties communes | 360.00 | 1 / 3 logements | 120.00 |
| Conciergerie et nettoyage de la cage d'escalier | 1'500.00 | 1 / 3 logements | 500.00 |
| Sous-total | 3'810.00 | ||
| Frais de gestion 3 % | 114.30 | ||
| Frais accessoires du logement | 3'924.30 | ||
| Acomptes 12 × 310.00 | −3'720.00 | ||
| Supplément | 204.30 |
Le supplément montre que les acomptes sont un peu trop bas. Pour les déduire des décomptes précédents, consultez l'article Fixer correctement les acomptes.
Pour une répartition rapide selon la surface ou par logement, utilisez le calculateur gratuit «Répartir les frais accessoires», avec solde des acomptes et nouvel acompte proposé.
Changement de locataire et vacance
Un locataire qui n'occupe pas le logement toute la période ne paie que la part correspondant à la durée de son bail. Les frais accessoires autres que le chauffage se répartissent au prorata des jours. Si, dans l'exemple, le locataire entre le 1er avril, il prend en charge 275 jours sur 365 pour l'eau et les eaux usées :
CHF 640.00 × 275 ÷ 365 = CHF 482.19
Pour le chauffage, un calcul en jours serait inéquitable, puisque l'on chauffe presque uniquement en hiver. On utilise alors les degrés-jours ou un relevé intermédiaire, comme expliqué dans l'article Chauffage et changement de locataire.
Un logement vacant reste compris dans la clé de répartition. Sa part des frais de chauffage est à la charge du bailleur (art. 7 OBLF) et ne peut pas être reportée sur les autres locataires. Il en va de même pour un logement que vous occupez vous-même.
Contrôle avant l'envoi
- Preuve par la somme : pour chaque poste, les parts de tous les logements, vacance et usage propre compris, donnent exactement le coût total.
- Mêmes bases : reprendre les surfaces et les clés du bail et de l'année précédente.
- Période : ne saisir que les frais de la période de décompte ; pour le mazout ou les pellets, tenir compte du stock au début et à la fin.
- Arrondi : arrondir seulement à la fin, le solde aux 5 centimes.
Questions fréquentes
La loi impose-t-elle une clé de répartition ?
Non. Le CO et l’OBLF ne prescrivent aucune clé particulière. Elle doit être objective et compréhensible, et figurer dans le bail. Si le droit cantonal de l’énergie impose un décompte individuel des frais de chauffage, ses règles s’appliquent au chauffage et à l’eau chaude.
Comment calculer si j’habite moi-même l’immeuble ?
Votre logement entre dans la clé de répartition comme n’importe quel autre. La part qui lui revient est à votre charge ; elle ne peut pas être reportée sur les locataires.
Le décompte doit-il montrer le calcul ?
Le décompte devrait indiquer pour chaque poste le montant total, la clé de répartition et la part du logement, afin que le locataire puisse le vérifier. Il a en outre le droit de consulter les justificatifs (art. 257b al. 2 CO).
Puis-je ajouter des frais de gestion ?
Oui, lorsque les frais accessoires font l’objet d’un décompte. Ils se calculent selon le travail effectif ou selon les tarifs usuels (art. 4 al. 3 OBLF). En pratique, ils sont souvent fixés en pour cent des frais de chauffage et accessoires.
Ce guide est une information générale et ne remplace pas un conseil juridique. En cas de doute, adressez-vous à l'autorité de conciliation de votre canton ou à votre association de propriétaires.