Modèle de décompte de frais accessoires : ce qu'il doit contenir
Un bon modèle ne fait pas que gagner du temps : il évite les questions et les litiges avec les locataires. Voici les blocs qui composent un décompte vérifiable, un exemple rempli et les mentions à ne pas oublier.
Existe-t-il un modèle obligatoire ?
Non. Lorsque des acomptes sont convenus, le bailleur doit établir un décompte au moins une fois par an (art. 4 al. 1 OBLF), mais la loi n'impose ni formule officielle ni présentation particulière. Ce qui compte, c'est que le locataire puisse vérifier le décompte : quels frais ont été engagés, comment ils ont été répartis et comment sa part a été calculée. Si ces indications manquent, attendez-vous à des questions, à des contestations et à un paiement tardif.
La forme écrite n'est pas exigée, mais elle est vivement recommandée : un PDF ou un tirage papier prouve ce que vous avez facturé et quand. Les postes qui peuvent être mis à la charge du locataire sont présentés dans l'article Frais accessoires autorisés ; les étapes jusqu'au décompte terminé figurent dans le guide Établir le décompte.
Une structure en cinq blocs
- En-tête : nom et adresse du bailleur ou de la régie, nom du locataire, immeuble et logement (adresse, étage, numéro), période de décompte, date. En cas d'entrée ou de sortie en cours de période, la durée d'occupation du locataire.
- Frais de l'immeuble : chaque poste convenu avec son montant total pour tout l'immeuble, en distinguant chauffage et eau chaude d'une part, autres frais accessoires d'autre part. Pour le mazout ou les pellets, le stock initial, les achats et le stock final : seule la consommation de la période est facturée.
- Répartition : pour chaque poste, la clé de répartition, les unités du logement et de l'ensemble des logements (par exemple 85 sur 320 m²) et la part qui en résulte. Le calcul est détaillé dans l'article Calculer les frais accessoires.
- Solde : total des parts, le cas échéant les frais de gestion convenus, les acomptes versés et le solde, en faveur du bailleur ou du locataire.
- Mentions et paiement : délai de paiement, coordonnées bancaires ou QR-facture, mention du droit de consulter les justificatifs et personne de contact.
Un exemple rempli
Immeuble de quatre logements chauffé au mazout, période du 1er juillet 2025 au 30 juin 2026, logement 3 de 85 m² sur un total de 320 m². Le chauffage et l'eau sont répartis selon la surface, les autres postes par logement ; des frais de gestion de 3 pour cent sont convenus. La consommation de mazout correspond au stock initial de CHF 4'400.00, plus les achats de CHF 6'300.00, moins le stock final de CHF 2'625.00, évalué au prix du dernier achat.
| Poste | Immeuble CHF | Clé | Logement 3 CHF |
|---|---|---|---|
| Mazout, consommation de la période | 8'075.00 | ||
| Entretien du brûleur, ramoneur, électricité du chauffage | 1'080.00 | ||
| Total chauffage et eau chaude | 9'155.00 | 85 / 320 m² | 2'431.80 |
| Eau et eaux usées | 2'240.00 | 85 / 320 m² | 595.00 |
| Taxe de base des déchets | 520.00 | 1 / 4 logements | 130.00 |
| Électricité des parties communes | 440.00 | 1 / 4 logements | 110.00 |
| Conciergerie | 2'400.00 | 1 / 4 logements | 600.00 |
| Sous-total | 3'866.80 | ||
| Frais de gestion | 3 % | 116.00 | |
| Acomptes 12 × 330.00 | −3'960.00 | ||
| Solde dû, payable dans les 30 jours | 22.80 |
La colonne « Immeuble » est déterminante : c'est grâce au coût total et à la clé que le locataire peut refaire le calcul lui-même. Un décompte qui n'indique que la part du logement est pratiquement invérifiable.
Les mentions à ne pas oublier
- Consultation des justificatifs : le locataire peut consulter les pièces (art. 257b al. 2 CO). Si le décompte détaillé des frais de chauffage et d'eau chaude n'est pas joint, la facture doit indiquer expressément qu'il peut le demander (art. 8 al. 1 OBLF). Voir l'article Consultation des justificatifs.
- Délai de paiement : la loi n'en fixe pas. Trente jours dès réception sont usuels ; indiquez le délai noir sur blanc.
- Solde en faveur du locataire : précisez comment et quand vous le remboursez, ou demandez son IBAN.
- Changement de locataire et vacance : indiquez la durée d'occupation et la méthode de répartition, pour le chauffage par exemple les degrés-jours. La part des logements vacants reste à la charge du bailleur (art. 7 OBLF).
Une clause du type « Sans contestation dans les 30 jours, le décompte est réputé accepté » est fréquente. Sa portée envers le locataire est controversée ; ne comptez pas dessus.
Tableau Excel ou outil ?
Pour un immeuble de deux ou trois logements sans changement de locataire, un tableau bien construit avec les cinq blocs suffit. Cela se complique avec les changements de locataire, la vacance, le stock de mazout ou de pellets et plusieurs clés de répartition : chaque formule doit être juste, et une petite erreur n'apparaît souvent que chez le locataire. Lors d'un changement de locataire, le calculateur de chauffage gratuit détermine la part de chauffage selon les degrés-jours, que vous reportez ensuite dans votre modèle.
Questions fréquentes
Existe-t-il une formule officielle pour le décompte ?
Non. Contrairement à une hausse de loyer, la loi n'impose ni formule officielle ni présentation particulière pour le décompte de frais accessoires. Il doit toutefois être complet et compréhensible pour le locataire.
Le décompte doit-il être signé ?
La loi n'exige pas de signature. L'essentiel est que l'auteur du décompte soit clairement identifié : nom et adresse du bailleur ou de la régie figurent en en-tête.
Dois-je joindre tous les justificatifs ?
Non. Le locataire peut consulter les pièces justificatives sur demande (art. 257b al. 2 CO), mais vous n'êtes pas tenu de les joindre. Un décompte qui indique clairement le coût total de chaque poste suscite généralement moins de questions.
Puis-je utiliser un modèle français ?
Avec prudence. Les modèles de France reposent sur le droit français des charges locatives et de la régularisation. En Suisse s'appliquent le CO et l'OBLF, et seuls les frais expressément convenus dans le bail peuvent être facturés.
Ce guide est une information générale et ne remplace pas un conseil juridique. En cas de doute, adressez-vous à l'autorité de conciliation de votre canton ou à votre association de propriétaires.