Acomptes de frais accessoires : comment fixer le bon montant
Des acomptes bien calculés évitent au bailleur comme au locataire de gros soldes à payer et des discussions sans fin. Voici comment déduire le montant des décomptes précédents et l'adapter dans les règles.
Ce que prévoit la loi
Le locataire ne doit les frais accessoires que s'ils ont été spécialement convenus dans le bail (art. 257a CO). Avec le système des acomptes, il verse chaque mois une avance, et le bailleur établit au moins une fois par an un décompte des frais effectifs (art. 4 al. 1 OBLF). Pour savoir quels postes sont admis, consultez Frais accessoires autorisés.
Aucune règle ne fixe le montant des acomptes. Le Tribunal fédéral a jugé qu'il s'agit de paiements provisoires : sans assurance particulière du bailleur, le locataire ne peut pas partir du principe qu'ils couvriront les frais, et il n'existe pas de marge de tolérance fixe pour le solde (ATF 132 III 24). Contrairement au forfait, qui doit correspondre à la moyenne de trois ans (art. 4 al. 2 OBLF), le bailleur est donc libre.
Pourquoi le montant compte quand même
- Trop bas : le solde est dû, mais une facture de plusieurs centaines de francs provoque souvent des questions, des demandes de paiement échelonné ou des retards. Après un départ, la créance peut être difficile à encaisser. Si vous avez affirmé lors de la location que les acomptes couvraient les frais, cela peut en outre valoir assurance.
- Trop haut : le locataire vous avance de l'argent et le loyer brut paraît plus cher qu'il ne l'est lors de la mise en location. Un avoir important doit être remboursé après le décompte.
- Réaliste : l'objectif est un petit solde dans un sens ou dans l'autre. Un léger avoir est en général mieux accueilli qu'un supplément à payer.
Calculer les acomptes
- Déterminer la part du logement : reprenez dans les trois derniers décomptes la part de frais du logement à occupation complète, et non les acomptes versés. La structure du décompte est expliquée dans Établir le décompte.
- Faire la moyenne : trois années lissent les hivers doux et rigoureux.
- Intégrer les changements connus : nouveaux prix de l'énergie, taxes communales en hausse, nouveau contrat de conciergerie ou remplacement du chauffage.
- Réserve et arrondi : une marge de quelques pour cent et un arrondi vers le haut à 5 ou 10 francs par mois réduisent le risque d'un supplément.
Exemple pour un 4 pièces chauffé au gaz :
| Poste | CHF |
|---|---|
| Part du logement 2023 | 2'640.00 |
| Part du logement 2024 | 2'880.00 |
| Part du logement 2025 | 2'760.00 |
| Moyenne | 2'760.00 |
| Supplément de 5 % (hausse du prix du gaz annoncée) | 138.00 |
| Frais annuels attendus | 2'898.00 |
| Par mois (÷ 12) | 241.50 |
| Acompte, arrondi | 245.00 |
Avec CHF 245.00 par mois, le locataire verse CHF 2'940.00 par an. Si les frais attendus se confirment, il recevra un petit avoir de CHF 42.00.
Sans décomptes antérieurs
Pour un immeuble fraîchement acquis ou une première mise en location, il manque souvent un historique. Demandez au vendeur ou à l'ancienne régie les décomptes et factures des dernières années. À défaut, estimez les frais à partir de la consommation d'énergie, des tarifs actuels et des taxes communales. Dans ce cas, prévoyez une réserve un peu plus large. Lors des visites, évitez les phrases du type « avec ça, tout est couvert ».
Adapter les acomptes en cours de bail
Les acomptes font partie du contrat de bail. Pour les augmenter, deux voies sont possibles :
- Avec l'accord du locataire : vous proposez le nouvel acompte avec le décompte, et le locataire le confirme par écrit, par exemple en renvoyant un talon signé.
- Unilatéralement : sans accord, la hausse est une modification du bail au détriment du locataire. Elle doit être notifiée sur la formule officielle de votre canton, avec motivation, au moins dix jours avant le début du délai de résiliation, et ne prend effet qu'au prochain terme de résiliation (art. 269d CO). Sans formule officielle, elle est nulle. Les délais sont les mêmes que pour une hausse de loyer, voir Taux de référence et loyer.
Une baisse des acomptes est favorable au locataire ; vous pouvez la lui communiquer par écrit. Justifiez une hausse de préférence avec les chiffres des derniers décomptes : elle reste ainsi compréhensible.
Questions fréquentes
La loi fixe-t-elle le montant des acomptes ?
Non. Ni le CO ni l'OBLF n'imposent de montant. Selon le Tribunal fédéral, les acomptes sont des paiements provisoires : sans assurance particulière du bailleur, le locataire ne peut pas compter sur le fait qu'ils couvrent les frais (ATF 132 III 24). Un montant réaliste reste dans l'intérêt des deux parties.
Puis-je augmenter les acomptes par simple lettre ?
Seulement si le locataire donne son accord écrit. Une hausse unilatérale est une modification du bail au détriment du locataire : elle doit être notifiée et motivée sur la formule officielle au moins dix jours avant le début du délai de résiliation, et prend effet au prochain terme de résiliation (art. 269d CO).
Que se passe-t-il si les acomptes étaient beaucoup trop bas ?
En principe, le locataire doit payer le solde, même s'il est élevé. La situation peut être différente si le bailleur lui a assuré que les acomptes couvraient les frais. Évitez ce genre de promesse et fixez plutôt des acomptes réalistes.
Comment arrondir l'acompte mensuel ?
On arrondit généralement vers le haut à 5 ou 10 francs. Cela simplifie les ordres permanents et crée une petite réserve.
Ce guide est une information générale et ne remplace pas un conseil juridique. En cas de doute, adressez-vous à l'autorité de conciliation de votre canton ou à votre association de propriétaires.