Rembourser un avoir au locataire après le décompte
Lorsque les acomptes versés dépassent les frais effectifs, vous devez la différence au locataire. Le principe est simple, mais la pratique soulève des questions : dans quel délai rembourser, peut-on compenser avec le loyer, et à qui revient l'avoir après un changement de locataire ?
Quand l'avoir est-il exigible ?
Un avoir naît lorsque les acomptes d'une période dépassent la part de frais du logement. Le calcul du solde est expliqué dans l'article Calculer les frais accessoires. La loi ne fixe pas de délai de remboursement. L'usage, et l'équité, veulent le même délai que pour un supplément, en général 30 jours dès la réception du décompte.
Indiquez ce délai ou une date précise sur le décompte, avec le montant et le mode de remboursement. Le locataire sait ainsi à quoi s'en tenir et vous évitez les relances. S'il vous manque ses coordonnées bancaires, demandez l'IBAN dans le même courrier. Un remboursement en espèces ou par mandat postal reste possible, mais il est plus difficile à prouver.
Virement ou compensation
Trois façons de régler un avoir sont courantes. Le bon choix dépend du fait que le locataire occupe encore le logement et qu'il existe ou non d'autres montants ouverts.
| Mode | Quand l'utiliser | Points d'attention |
|---|---|---|
| Virement | toujours possible, la règle pour un locataire parti | faire confirmer l'IBAN par écrit, noter la date du paiement |
| Déduction sur le prochain loyer | bail en cours, avec l'accord du locataire | fixer par écrit le mois et le montant, pour que le loyer réduit ne passe pas pour un arriéré |
| Compensation avec une créance ouverte | le locataire doit déjà un loyer échu ou un supplément antérieur | déclaration de compensation écrite avec décompte précis (art. 124 CO) |
La compensation est régie par l'art. 120 CO : lorsque deux personnes se doivent réciproquement des sommes d'argent, chacune peut éteindre sa dette par sa propre créance exigible. Elle ne produit effet que si elle est déclarée à l'autre partie (art. 124 CO). En matière de bail s'ajoute l'art. 265 CO : ni le bailleur ni le locataire ne peuvent renoncer d'avance à compenser des créances découlant du bail. Une clause interdisant au locataire de compenser ne vous protège donc pas.
En pratique, ne compensez un avoir qu'avec des montants clairs et non contestés, comme un loyer impayé. Pour une prétention litigieuse, une compensation unilatérale crée le plus souvent un second différend au lieu de régler le premier.
Exemple chiffré avec compensation
Un appartement de 3,5 pièces avec des acomptes de CHF 220.00 par mois. Le locataire n'a payé qu'une partie du loyer d'octobre ; CHF 150.00 restent ouverts.
| Poste | Montant |
|---|---|
| Acomptes 12 × CHF 220.00 | CHF 2'640.00 |
| Part de chauffage et de frais accessoires selon décompte | CHF 2'412.40 |
| Avoir du locataire | CHF 227.60 |
| Compensation avec le loyer d'octobre impayé | – CHF 150.00 |
| Virement au locataire | CHF 77.60 |
Dans la lettre d'accompagnement, mentionnez l'avoir, le montant compensé avec le mois concerné et le solde versé avec sa date. Pour les deux parties, il est alors clair que le loyer d'octobre est entièrement réglé.
Changement de locataire et locataire parti
L'avoir revient au locataire qui a versé les acomptes, et non à celui qui occupe le logement lors de l'envoi du décompte. En cas de changement en cours de période, chacun reçoit son propre décompte pour ses mois. La répartition du chauffage est détaillée dans l'article Chauffage et changement de locataire ; le calculateur de chauffage gratuit fait le calcul.
Pour un locataire qui a quitté le logement, trois points comptent :
- Nouvelle adresse et IBAN : demandez-les par écrit dès la remise des clés, par exemple dans l'état des lieux de sortie. Le dernier décompte arrive souvent des mois plus tard.
- Plusieurs locataires : si deux personnes ont signé le bail ensemble, versez l'avoir sur un compte indiqué par écrit par les deux. Vous évitez ainsi qu'une partie réclame une seconde fois.
- Locataire introuvable : l'avoir reste dû. Gardez une trace de vos démarches. Lorsque le paiement ne peut pas être fait en raison de la personne du créancier, le CO prévoit la consignation (art. 92 et 96 CO) ; faites-vous conseiller au besoin.
L'avoir du décompte final est distinct de la restitution de la garantie de loyer, qui suit ses propres règles (art. 257e CO). Vous ne pouvez pas retenir l'avoir au seul motif que la garantie n'est pas encore libérée.
Avoirs à répétition : adapter les acomptes
Un petit avoir est bon signe : les acomptes sont réalistes. Mais si un avoir important revient chaque année, le locataire vous avance de l'argent et le loyer brut paraît inutilement élevé lors d'une nouvelle location. Une baisse des acomptes en faveur du locataire peut lui être communiquée par écrit. Pour déterminer le bon montant à partir des années précédentes, voyez l'article Fixer correctement les acomptes.
Questions fréquentes
Dois-je verser un intérêt sur l'avoir ?
Les acomptes ne portent pas intérêt. En revanche, si vous êtes en demeure pour le remboursement, par exemple après une interpellation du locataire ou à l'échéance fixée sur le décompte, l'intérêt moratoire est de 5 % l'an (art. 102 et 104 al. 1 CO).
Puis-je garder l'avoir jusqu'au prochain décompte ?
Seulement avec l'accord exprès du locataire. Sans accord, l'avoir est exigible avec le décompte et appartient au locataire ; il n'a pas à servir de réserve pour l'immeuble.
Le locataire peut-il déduire lui-même l'avoir du loyer ?
Oui. Le locataire peut compenser un avoir exigible avec le prochain loyer en vous le déclarant (art. 120 et 124 CO). Le bail ne peut pas exclure ce droit à l'avance (art. 265 CO).
Pendant combien de temps le locataire peut-il réclamer un avoir ?
Les créances issues du décompte de frais accessoires se prescrivent par cinq ans (art. 128 ch. 1 CO). Tous les délais sont réunis dans l'article Délais du décompte de frais accessoires.
Ce guide est une information générale et ne remplace pas un conseil juridique. En cas de doute, adressez-vous à l'autorité de conciliation de votre canton ou à votre association de propriétaires.