Le locataire ne paie pas le supplément : la marche à suivre
Le décompte est parti, le délai de paiement est échu et rien n'est arrivé sur le compte. Avant d'envoyer une sommation ou d'introduire une poursuite, vérifiez que le supplément est bien exigible. Ensuite, une procédure par étapes mène en général plus vite au paiement qu'une lettre menaçante.
D'abord vérifier : le supplément est-il exigible ?
Le solde d'un décompte de frais accessoires est une créance comme un loyer impayé. Encore faut-il que le décompte soit correct et que le locataire l'ait reçu. Contrôlez ces trois points avant d'insister :
- Convenu : chaque poste facturé figure dans le bail (art. 257a al. 2 CO).
- Reçu : vous pouvez prouver que le décompte a été remis au locataire, avec le montant et le délai de paiement.
- Vérifiable : le locataire a pu consulter les justificatifs s'il l'a demandé (art. 257b al. 2 CO, art. 8 OBLF).
Ce dernier point est souvent négligé. En 2005, le Tribunal cantonal vaudois a jugé qu'un supplément ne devient exigible que lorsque le bailleur a présenté un décompte, tenu les pièces à disposition et laissé au locataire un délai raisonnable pour les examiner. La sommation et la résiliation pour demeure étaient donc sans effet. Dans le canton de Vaud, les Règles et usages locatifs prévoient en outre que les justificatifs restent consultables pendant 30 jours. Pour bien préparer une demande de consultation, voir Consultation des justificatifs par le locataire.
La procédure par étapes
| Étape | Quand | Contenu |
|---|---|---|
| 1. Prise de contact | peu après l'échéance | appel ou e-mail : le décompte est-il arrivé, un poste pose-t-il question ? |
| 2. Rappel de paiement | une dizaine de jours plus tard | lettre courtoise avec le montant, un nouveau délai et un bulletin QR |
| 3. Sommation | à l'échéance du nouveau délai | délai clair, mention de l'intérêt moratoire et des suites |
| 4. Poursuite ou conciliation | si la sommation reste sans effet | réquisition de poursuite à l'office du domicile du locataire ou requête à l'autorité de conciliation |
Ces intervalles relèvent de l'usage, pas de la loi. L'essentiel est de garder une trace écrite de chaque étape et d'indiquer partout exactement le même montant. Si le locataire propose de payer par acomptes, consignez montants et échéances par écrit : c'est souvent moins coûteux qu'une procédure.
Sommation, intérêt moratoire et frais de rappel
Par la sommation, le locataire est mis en demeure (art. 102 al. 1 CO). Si le décompte fixe une date de paiement précise, la demeure intervient selon l'avis courant dès cette date (art. 102 al. 2 CO). Dès la demeure, un intérêt moratoire de 5 % l'an est dû (art. 104 al. 1 CO). Des frais de rappel ne peuvent être facturés que si le bail les prévoit.
Un exemple montre que l'intérêt ne justifie guère à lui seul une procédure :
| Poste | Montant |
|---|---|
| Supplément selon décompte | CHF 480.00 |
| Intérêt moratoire 5 % sur 90 jours (480.00 × 5 % × 90 / 365) | CHF 5.90 |
| Frais de rappel, seulement si prévus au bail, p. ex. | CHF 20.00 |
| Total | CHF 505.90 |
Poursuite ou autorité de conciliation
Si la sommation ne donne rien, deux voies s'offrent à vous. Sur réquisition de poursuite, l'office notifie un commandement de payer au locataire. L'émolument dépend du montant ; vous l'avancez et il peut être mis à la charge du débiteur. La poursuite interrompt en outre la prescription (art. 135 ch. 2 CO).
Si le locataire forme opposition, il faut obtenir la mainlevée. Savoir si le bail et un décompte non contesté suffisent pour une mainlevée provisoire dépend du cas d'espèce. Si le locataire conteste le décompte sur le fond, la voie passe en général par l'autorité de conciliation en matière de baux (art. 197 CPC). La procédure de conciliation est gratuite pour les logements et locaux commerciaux (art. 113 al. 2 let. c CPC) et aboutit souvent à un accord.
Résiliation pour demeure
L'art. 257d CO vise expressément les frais accessoires échus. La procédure est stricte : vous fixez par écrit au locataire un délai de paiement d'au moins 30 jours en l'avertissant qu'à défaut, le bail sera résilié. Pour un logement de famille, cet avis est envoyé séparément à chacun des époux ou partenaires enregistrés (art. 266n CO). Ce n'est qu'à l'échéance du délai que vous pouvez résilier au moyen de la formule officielle (art. 266l al. 2 CO), avec un préavis de 30 jours au moins pour la fin d'un mois.
Pour un supplément contesté, cette voie est risquée : si la créance n'était pas exigible, le congé est inefficace. Faites-vous conseiller au préalable, par exemple par la chambre immobilière ou l'association de propriétaires de votre canton.
Si le locataire est parti
Face à un ancien locataire, on pense vite à la garantie de loyer. La banque ne la libère toutefois qu'avec l'accord des deux parties, ou sur la base d'un commandement de payer non frappé d'opposition ou d'un jugement exécutoire (art. 257e al. 3 CO). Si vous ne faites valoir aucune prétention en justice dans l'année qui suit la fin du bail, le locataire peut en exiger la restitution. Les délais sont détaillés dans Délais du décompte de frais accessoires.
Questions fréquentes
Puis-je simplement prélever le supplément sur la garantie de loyer ?
Pas unilatéralement. La banque ne libère la garantie qu'avec l'accord des deux parties, sur la base d'un commandement de payer non frappé d'opposition ou d'un jugement exécutoire (art. 257e al. 3 CO). Demandez d'abord au locataire s'il accepte le versement du montant ouvert.
Puis-je facturer des frais de rappel ?
Seulement si le bail en prévoit. À défaut, il vous reste l'intérêt moratoire légal de 5 % l'an (art. 104 al. 1 CO) dès la demeure.
Le locataire ne paie qu'une partie. Que faire ?
Acceptez le paiement partiel et réclamez le solde en indiquant le montant exact. Demandez si un poste précis est contesté ; souvent, un justificatif suffit à régler la question.
Puis-je répartir le supplément sur les acomptes mensuels ?
Vous pouvez convenir d'un paiement échelonné avec le locataire. En revanche, augmenter les acomptes futurs suppose une modification du bail ou la formule officielle ; la démarche est expliquée dans Fixer correctement les acomptes.
Ce guide est une information générale et ne remplace pas un conseil juridique. En cas de doute, adressez-vous à l'autorité de conciliation de votre canton ou à votre association de propriétaires.